Muhasebe Programı Seçimi

Çok gelişmiş ve bir çok kullanım alternatifi veren genel muha­sebe ve işletme defteri programları yazılım evleri tarafından geliştiril­miştir. Bir işletme için özel olarak bir genel muhasebe paket progra­mının yazdırılması hem zaman kaybına hem de çok daha fazla mali yüke neden olmaktadır. Bu sebeple hazır genel muhasebe paket programlarının kullanılması daha rasyonel bir davranıştır. Genel mu­hasebe paket programları genellikle muhasebe, fatura, stok, cari, personel, çek senet takibi, demirbaş, KDV gibi programları içerir. İşletme defteri programları da işletme detteri, demirbaş KDV, stok ta­kibi gibi programları kapsar.

İşletmelerin bilgisayar (bilgi işlem) bölümleri bu gibi paket programlar dışında işletmenin amacına uygun muhasebe raporlarını destekleyen özel maliyet ve kontrol programları yazıp geliştirebilirler.

Bütün genel muhasebe paket programlarının kullanıcı açısından iş akışı aynıdır. Programa önce hesap planı girilir, daha sonra, işlet­menin yaptığı işlemler muhasebe fişleri doldurularak bilgisayara tanı­tılır. Mizan alınması, detterlerin yazdırılması, mali tabloların düzenletil­mesi bilgisayar tarafından otomatik olarak oluşturulur.

Muhasebe programlarının yaptığı işlemler genelde aynı olmakla beraber kullanıcıya sağladığı avantajlar; kullanım ve öğrenim kolay­lığı; fişlerin kullanıcının isteğine göre değiştirilebilme özelliği; hesap kodu sütununun mümkün olduğunca fazla karaktere (16 dijit gibi) yer vermesi; ana hesap alt hesap seviyelendirmesinde hesap kodu karakter sayısı içinde mümkün olduğu kadar fazla seviyelendirme imkanı tanıması; yevmiye defterini, defteri kebiri ve kasa defterini kul­lanıcının isteğine göre yazma alternatifi sağlaması, çok detayli rapor­lar alabilmesi, bilanço, gelir tablosu ve ek mali tabloları düzenleyebil­mesi, muhasebe bilgilerini başka çalışma programlarına aktararak maliyet ve kontrol raporlarının üretilmesine imkan sağlaması bakı­mından farklıdır.

Aynı şekilde işletme defteri programları da genel olarak işletme defterinin yazımı şeklinde olmakla beraber, işletme defterini şeklinin, sütunlarının kullanıcı tarafından detaylandırılması; işletmenin faaliyet türüne sattığı mal çeşidine göre departmanların açılarak bunlara göre ortalama kâr hadlerinin, gayri safi hasılat esasına göre karlılığın kontrol edilmesi; sabit kıymetlerin amortismanlarının ve KDV lerinin hesaplanması, stok takibinin yapılabilmesi, envanter çıkarılabilmesi, hesap özetinin düzenlenebilmesi bakımından farklıdır.

Alınacak genel muhasebe paket programı ve işletme defteri programının işletmenin kayıt ve raporlama sistemine uygun olması, gelecekte yapılacak değişiklik ve gelişmelere elverişli olması gerekmektedir. İşletmenin ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlayacak detaylı hesap planının uygulanmasına imkan vermeli, işletme yönetiminin isteye­ceği raporları düzenleyebilmelidir. Ayrıca yukarıda belirttiğimiz kullanıcı ve raporlama üstünlükleri yanı sıra program hızla çalışmlı, kulla­nım kolaylığı olmalı ve raporları kısa sürede verebllmelidir.

Günümüzde gelişmiş muhasebe paket programları; Tek düzen muhasebe sistemine göre düzenlenerek standart hesap planlarını, ek mali tabloları kullanma, Muhasebe bölümünün düzenlendiği bir­çok beyannameyi ve sigorta bildirgelerinl otomatik olarak düzen­letme imkanı sağlamaktadır.