ERP Seçimi

Eğer işletmeniz için ERP yatırımını gerekli görüyorsanız ve implementasyonun başarı ile sonuçlanacağına inanıyorsanız, sırada yazılım seçimi vardır. Yazılım seçiminde önemli kriterler şu şekilde verilmiştir:

1. Tüm birimlerin yöneticilerinin yer alacağı bir değerlendirme kurulu kurulmalıdır.
2. Dünya ve Türkiye ERP pazarındaki eğilimler izlenmelidir. 
3. Değerlendirilecek yazılım/firmalar üç adet ile sınırlandırılmalıdır.
4. Yazılımın yerli muhasebe mevzuatına uygunluğu için bağımsız danışman şirketlerden alınmış onay mutlaka aranmalıdır.
5. Her birim kendisi için en kritik (olmaz ise olmaz): detayda incelenmesi gereken 10 madde/işleyişi belirlemeli ve bunlar satıcı firmalara iletilmelidir.
6. Satıcı firmalardan birer günlük tanıtım alınmalıdır. Satıcı firmaların yapacakları tanıtım öncesi işletmeyi tanımaları için bir günlük ziyaret planlanmalıdır.Tanıtım daha önceden belirlenen kritik işleyişleri içermelidir. 
7. ERP çözümü sunan firmaların incelenmesi sırasında taleplerin standart yazılım ve yürürlükteki sürüm ile karşılıp karşılanamayacağına dikkat edilmelidir. Satıcı firmanın mevcut standart yazılım ile kapsanmayan talepler için ek yazılım yazılabileceği veya taleplerin çıkacak yeni sürümde karşılanacağı önerileri olmayan bir sistemin satınalınması anlamına gelecektir.
8. Firmaların sunduğu referans listesinde bulunan işletmelerin proje yöneticileri ile telefon görüşmesi yapılmalıdır. Yazılımı satınalan fakat imp. gerçekleştiremeyen firma var ise bu firmaların ilgili yöneticileri ile görüşülmelidir. 
9. Her yazılım için iki kullanıcı firma ziyaret edilmelidir.
10. Danışmanlık desteği en önemli konudur. Satıcı firma veya çözüm ortaklarının tecrübeli (en az iki imp. veya 2 yıl) danışman kadrosuna sahip olmasına önem verilmelidir.

Analitik ERP Seçimi

ERP (Enterprise Resource Planning - Kurumsal Kaynak Planlama) sistemleri, bir hizmet veya üretim firmasının tüm süreçlerinin bütünleşik bir biçimde yönetimine imkan sağlayan sistemlerdir. Söz konusu kuruluşun tüm süreçleri olunca, kapsam da oldukça genişlemektedir ve günümüzde bu sistemler olmadan rekabet edebilmenin, dolayısıyla ayakta kalabilmenin imkanı yoktur.

Odaklanmak istediğim konu nedeniyle, ERP’nin önemi üzerinde durmayacağım. Son günlerde bu önem anlaşılmakla beraber, üzerine gidilmeyen ve yanlışlık yapılan bir nokta var:

Hangi ERP Sistemi?

Hangi sistemi satın alarak uygulaması gerektiğini iyi tespit edemeyen bir firma, olası bir yığın riski de üstlenmektedir. Ustaca planlanıp projelendirilmemiş başarısız bir ERP uygulamasından sonra; zaman kaybı ve kaynakların israfına, başarısızlığın yönetim ve çalışanlarda meydana getirdiği moral bozukluğu da eklenirse, bu işten büyük bir zararla çıkılacağı kabul edilmelidir. Başarılı bir sonuca ancak başarılı bir yolla gidileceğine işaret ettikten sonra, analitik bir ERP seçimi hakkında bilgi vermeye çalışayım.

ERP seçimi yapılırken, 4 aşamalı bir yöntem takip edilir: Tanımlama, araştırma, tanıma uygulamaları, analiz ve seçim.

Gerekli Sistemin Tanımlanması:

İhtiyaç duyulan ERP sisteminin boyut ve özelliklerinin tanımlanması aşamasıdır ve öncelikle firmanın süreçlerinin çok iyi tanımlanmasını gerektirir.

Tanımlanan Sistemin Araştırılması:

Bu aşamada, belirlenen tanımlamaya uyan çözümler araştırılır. Internet’in hacmi nedeniyle bu işlem oldukça kolaylaşmıştır.

Sistem Tanıma Uygulamaları:

Bu aşamada, araştırma sonucunda belirlenen aday çözümlerin demolarının alınması, referanslara müracaat edilmesi vb. uygulamalar yapılır.

Analiz ve Seçim:

Eğer analitik bir seçim yöntemi izlenmek istenirse, bu noktada belirli kriterler baz alınarak, mevcut adayların değerlendirilmesi gerekecektir. Böyle bir  analitik yaklaşımın zorunluluğuna inanıyorum. Firmanın ciddi bir yatırım yapacağı, yoğun bir uygulama süresini feda edeceği böyle bir sistemin, kara düzen usulüyle seçilmesi kesinlikle yanlıştır.

Bu aşamada önce seçim kriterleri belirlenir. Dünyada bu konuda en çok kullanılan 15 kadar kriter mevcuttur. Ancak firmaya göre değişiklikler de gösterebilecek bu kriterler, eleme ve birleştirme metoduyla beşe indirilebilir:

• Fonksiyonellik
• Teknoloji ve Uzmanlık
• Uygulanım ve Kullanım Kolaylığı
• Esneklik ve Ölçeklenirlik
• Maliyet

Analitik seçim yöntemi olarak, “AHP (Analytic Hierarchy Process - Analitik Hiyerarşi Süreci)” adı verilen yöntem tercih edilebilir. Birinci aşamada, bu seçim kriterleri birbirleri arasında; ikinci aşamada da aday yazılımlar bu kriterler bazında ağırlıklandırılır. Oylamaya seçim komisyonu veya konu ile ilgili personel katılır.

Böylece çözümlerin, belirlenen kriterler ölçüsünde ağırlıklar kazanarak kendi aralarında sıralanması sağlanır ve buna göre seçim yapılır.

Kaynak: Hasan Baltalar [www.hasanbaltalar.com]