Bilgisayarlı Muhasebe Uygulama

İşletmeler muhasebe işlemlerini bilgisayara geçirme kararı ver­dikten sonra uygun bilgisayar sistemlerini ve muhasebe paket programlarını seçerler.

Muhasebe Programında Yapılacak Tanımlamalar

Defterlerin Tasdik Edilmesi

VUK'na göre bilgisayar kağıtları kullanmaya başlamadan önce kullanılacak defterlere göre notere tasdik ettirilir. Defterlerin tasdiki ile ilgili bölümde bahsedilen esaslar bilgisayarlı muhasebe için de geçerlidir. Gerek bilanço esasına tabi I. sınıf tüccarlar gerekse işletme hesabı esasına tabi II. sınıf tüccarlar tutmak zorunda oldukla­rı defterleri kullanılacağı tahmin edilen sayfa sayısına göre bilgisayar kağıtlarını tasdik ettirip kullanabilirler. Tasdik ettirilen bilgisayar kağıt­ları sayfası yeterli olmadığı takdirde yine kullanmaya başlamadan önce gerekli sayfa sayısına göre ara tasdiki yaptırabilirler.

Muhasebe Programında İş Akışı

Bilgisayarlı muhasebede yapılması gereken işlemler elle tutulan muhasebedeki işlemlerin aynısıdır. Ancak bilgi girişi dışında bütün işlemler bilgisayarlar tarafından yapılır. Günümüzde çok gelişmiş muhasebe paket programları vardır.  İşletmelerin yapmış oldukları işlemler:

  1. Kasa işlemleri
  2. Fatura işlemleri
  3. Çek senet işlemleri
  4. Personel işlemleri

olarak gruplandırılabilir. İşletmenin nakit hareketleri kasa programından, alış ve satış işlemleri fatura programından, alınan ve verilen çek senet çek senet programından takip edilir. İşletmede çalışan personelin ücretlerinin tahakkukunda, sosyal haklarının ve ücretlerle ilgili vergilerin hesaplanmasında personel programı kullanılır. Söz konusu programlardan gerekli bilgiler girilerek bilgisayar tarafından otomatik olarak muhasebe fişlerinin oluşturulması, defterlerin yazdırılması, mizanların alınması, mali tabloların düzenlenmesi, ücret bordrolarının, muhtasar beyannamenin, KDV beyannamesinin, sigorta bildirgelerinin düzenlenmesi ve yazdırılması sağlanır.  Bunların dışında istenilen bilgi seviyesinde borç alacak dökümü alınabilir, stok giriş ve çıkış miktarları ile mevcut stok miktarı hesaplattırılabilir. İstenilen yönteme göre stok değerlemesi, stok karlılık analizi yapılabilir.

Muhasebe Programına İşletmenin Tanıtılması

Muhasebe paket programlarında öncelikle muhasebe kayıtları yapılacak işletmenin programa tanıtılması gerekmektedir. Paket programda “Firma Tanımları” kısmına ulaşmak ve orada program tarafından belirlenmiş firma bilgilerinin boşluklara girmek gerekecektir.

Muhasebe Programında Firma Tanımları

Genel Muhasebe ve işletme defteri paket programlarında “Firma Tanımı” kısmında muhasebesi tutulacak işletmeye bir numara verilerek işletmenin kısa adı, ünvanı, adresi, bağlı olduğu vergi dairesi, sicil rıumarası, telefon numarası, bağlı olduğu sosyal sigortalar kurumu, sigorta sicil nosu, muhasebe dönemi gibi şirket parametreleri tanıtılır. Ayrıca, işletmenin faaliyet türü iIe ilgili KDV, Ge­lir vergisi, Kurumlar vergisi ve diğer vergilerle ilgili genel parametreler tanımlanır. Kayıt sistemi ile ilgili hesapların kaç karakterli olacağı, ku­ruş olup olmayacağı gibi sistem parametreleri de bilgisayara girilir. Herkesin programa girip bilgileri görmesinin engellenmesi için pro­gram bir ana şifre ile çalıştırılır. Gerektiğinde programın bazı bölüm­leri de farklı şifreler ile çalıştırılabilir. Böylece programa herkesin gir­mesi ve bilgileri görmesi engellenmiş olur. Her personelin görevi ile ilgili menüleri görmesi ve sadece o alanlarda çalışma yapabilmesi sağlanabilir.

Muhasebe Programında Dosya oluşturma

Bazı paket programlarda firma bilgileri girildikten sonra dosya oluşturmak gerekmektedir. Dosya oluşturulmadan muhasebe programının çalışması mümkün olmamaktadır. Dosya oluşturmada bilgisayar işletmenin yapacağı işlemlerle ilgili firmanın adına (vermiş olduğunuz işletme numarası)  ve mali döneme ait dosyaları oluşturacaktır.

Daha sonra yapılacak iş, çalışma bilgilerinin girilmesidir.

Muhasebe Programında Çalışma Bilgilerinin girilmesi

Firma çalışma bilgilerinde; firma genel bilgileri, işlem tipleri,  fatura bilgileri, cari hesap bilgileri, stok bilgileri, çek senet bilgileri, kasa bilgileri girilir. İşletmenin haftanın hangi günlerinde çalıştığı, hangi tür işlemleri yapacağı (kasa işlemi, fatura girme ve kesme işlemi, stok fişleri, cari hesap, çek senet işlemleri, muhasebe fişleri gibi), belgelerin otomatik bastırılıp bastırılmayacağı belirlenir. Yazıcının tanıtımı yapılır.

Muhasebe Programında İşlem Tipleri

İşlem tipleri belirlenirken hangi tür faturaların (alış, satış, iade, hizmet faturası) kullanılacağı, KDV oranları, KDV nin nasıl hesaplanacağı, fatura bilgileri girilirken KDV nin otomatik olarak hesaplanıp hesaplanmayacağı, iskonto oranları, faturaya yazdırılacak diğer bilgi ve ifadelerin neler olacağı tanımlanır. Faturalardaki birimlerin (adet, kilo, koli, poşet, ton paket gibi) isimleri, alternatifli satış fiyatı tanımları, cari hesap tipleri (alıcılar, satıcılar, ortaklar, personel gibi), stok bilgileri (stok değerleme yöntemi, stok maliyetlerine masrafların dahil edilip edilmeyeceği, KDV öndeğeri gibi)  belirlenir.

Organizma

Organizma Muhasebe Programı ve İş Yönetimi Yazılımı; NetAdam Bilgisayar Tarafından geliştirilmiş, %100 web tabanlı, 7 gün - 24 saat dünyanın her noktasından, güvenli ve hızlı erişim; çok kullanıcılı, çok lisanlı; verileriniz kendi sunucunuzda ve herşey sizin kontrolünüzde.